Microsoft gibt Unternehmen bis zum 14. Dezember 2026 die Möglichkeit zu entscheiden, ob ihre Microsoft-365-Daten ausschließlich im jeweiligen Land oder innerhalb der europäischen Datengrenzen gespeichert werden sollen. Für IT-Verantwortliche, Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte lohnt sich ein genauer Blick auf die Auswirkungen für Datenschutz, Compliance und Mitbestimmung.
Microsoft 365 Datenstandort: Was hat Microsoft geändert?
Microsoft hat im Microsoft-365-Admin-Center eine neue Einstellung eingeführt, mit der Unternehmen den Speicherort ihrer Microsoft-365-Daten festlegen können. Betroffen sind unter anderem:
■ Microsoft Teams
■ SharePoint Online
■ OneDrive for Business
■ Exchange Online
■ Microsoft Copilot und Copilot Chat
Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Schweden, Norwegen und der Schweiz können entscheiden, ob ihre Daten weiterhin im jeweiligen Land gespeichert werden oder innerhalb der europäischen Datengrenzen flexibel verteilt werden dürfen.
Was passiert, wenn Unternehmen nichts unternehmen?
Die neue Option ist standardmäßig deaktiviert. Wird bis zum 14. Dezember 2026 keine Änderung vorgenommen, kann Microsoft die Daten künftig innerhalb der europäischen Datengrenzen zwischen verschiedenen europäischen Rechenzentren verschieben. Die Daten verbleiben dabei nach Angaben von Microsoft innerhalb Europas. Sicherheits-, Compliance- und Verschlüsselungsstandards ändern sich nicht.
Microsoft 365 und Datenschutz: Ist das DSGVO-konform?
Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfte die Änderung für viele Unternehmen keine grundlegenden neuen Risiken schaffen. Nach den veröffentlichten Informationen verbleiben die Daten innerhalb der europäischen Datengrenzen. Ein Transfer in ein Drittland erfolgt dadurch nicht.
Dennoch sollten Unternehmen ihre Datenschutzdokumentation überprüfen:
■ Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
■ Datenschutz-Folgenabschätzungen
■ IT-Sicherheitskonzepte
■ Dokumentationen zum Cloud-Einsatz
■ Richtlinien zur Nutzung von Microsoft 365
Insbesondere dort, wo bisher ausdrücklich auf eine Datenspeicherung in Deutschland Bezug genommen wurde, kann Anpassungsbedarf entstehen.
Mitbestimmung bei Microsoft 365: Warum die Änderung auch für Betriebsräte relevant ist
Die Diskussion über den Speicherort von Microsoft-365-Daten zeigt erneut, dass digitale Mitbestimmung weit über klassische Datenschutzfragen hinausgeht.
Betriebsräte sollten insbesondere folgende Fragen stellen:
Transparenz über Datenflüsse herstellen
Wie werden Daten künftig gespeichert, verarbeitet und gegebenenfalls innerhalb Europas verschoben?
Betriebsvereinbarungen zu Microsoft 365 prüfen
Viele Betriebsvereinbarungen zu Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive oder Microsoft Copilot enthalten Regelungen zum Datenstandort, zu Datenschutzmaßnahmen oder zur technischen Ausgestaltung der Cloud-Umgebung.
Auswirkungen auf Beschäftigte bewerten
Auch wenn sich technisch scheinbar wenig verändert, sollten Veränderungen der Datenhaltung transparent dokumentiert und bewertet werden.
Seminar-Tipp: Mitbestimmung bei Microsoft 365
Die aktuelle Entwicklung zeigt, wie wichtig fundiertes Wissen über Microsoft 365, Copilot und digitale Mitbestimmung geworden ist. Betriebsräte stehen zunehmend vor Fragen zu Datenschutz, Cloud-Governance, KI-Systemen, Datenflüssen und Betriebsvereinbarungen.
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■ welche Mitbestimmungsrechte beim Einsatz von Microsoft 365 bestehen,
■ welche Auswirkungen Teams, SharePoint, OneDrive und Copilot auf Beschäftigte haben,
■ wie eine moderne Betriebsvereinbarung zu Microsoft 365 gestaltet werden kann,
■ welche Anforderungen Datenschutz und EU AI Act stellen,
■ und welche Regelungen sich in der Praxis bewährt haben.
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